配るだけで仕事が増える名刺「ブランド名刺デザイナー」の廣里です。
せっかく時間とお金をかけて良い名刺を作っても、
それをお渡しする名刺交換の場で悪印象を与えてしまっては元も子もありません。
今回は「相手に悪印象を与えない名刺交換のビジネスマナー」をお伝えいたします。
名刺を“お渡し”する際のビジネスマナー
- 名刺交換は、座ったり机を挟んだ状態ではなく立っておこなう
- 自分の名刺を両手で持って、相手の前に差し出す
- 目下の者から先に挨拶して名刺をお渡しする
- 名刺は文字が読めるよう相手の方に向けて出す
- 差し出す時は社名や自分の名前を名乗りながら
- 角が折れたり汚れがついている名刺はお渡ししないように
上記が名刺を“お渡し”する際の基本的なビジネスマナーとなりますが、その時の状況によって臨機応変に対応していく場面も多いです。
例えば、狭い会議室などで立って移動するのが難しい場合は、机を挟んだ状態のまま名刺交換することになることも。その時は「机を挟んだ状態で失礼いたします」と一言添えてから名刺交換すると、相手の方も悪い印象を持つことは少ないでしょう。
名刺を“受け取る”際のビジネスマナー
- 相手の名刺を両手で受け取るようにする
- 受け取る時に「頂戴いたします」と一言添える
- 会社名や名前に指がかからないようにする
- 受け取った名刺はスグに名刺入れに入れず、名刺入れの上に置く（※複数の方と名刺交換した際は机の上に並べて置いておく。名刺が重ならないように注意）
- 受け取った名刺にその方の特徴やメモなどを書き込まない（打ち合わせ後に記入）
会社の顔となる名刺を乱雑に扱われたら、あなたもいい気はしませんよね？
名刺交換してスグに名刺入れなどに直されると「私に興味ないのかな」と感じてしまいます。名刺交換は新しいビジネスを獲得できるチャンスの場なので、ちょっとした不注意でチャンスを逃さないように心掛けましょう。
名刺が切れていた時に“好印象”を与える対処法
名刺交換の際に「名刺が切れていた」「持ってくるのを忘れた」などの理由で名刺をお渡しできない、という状況はなかなか絶望的です。せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう可能性がある訳ですから。
しかし、その状況を利用して相手の方に好印象を与える方法があります。名付けて
名刺を封筒で郵送作戦です。
「申し訳ございません、名刺を切らしておりまして。」
と挨拶しながら相手の名刺を受け取る、というのは良く見る光景なんですが、このまま終わってしまうと「ただの名刺を忘れた人」で終わってしまいます。
そこで、「申し訳ございません、名刺を切らしておりまして。後日、会社の方に郵送させていただいてよろしいでしょうか？」と、その場で郵送の許可をいただきます。
このようなやりとりも、よく見る光景ではあるんですが
後日、本当に名刺を郵送してくる人はほとんどいません。
相手の方も「本当に郵送してくることは無いだろう」と感じているかもしれません。
だからこそ、後日、名刺を封筒に入れて郵送しましょう。
きっと「本当に郵送してくるなんて、なんて丁寧な人だ」と感動されると思います。
もちろん、封筒に名刺だけを入れて送るのはNGです。さらに印象が悪くなりますので、お詫びの文章を添えて、名刺と一緒に郵送するようにしましょう。
このような事にならないのがベストですが、もし名刺を切らしてしまっても、その後の対応次第で好印象を与えることもできるということを、頭の片隅に置いておいてください。
こちらは実際に名刺を切らしていた方から後日郵送していただいた名刺に添えられていたお手紙です。
見た時は本当に感動したことを今でも覚えています。
